各院部、处室：

为压实采购工作主体责任，严格落实政府采购及学校采购管理相关制度要求，规避合同逾期、存档遗漏、备案滞后等合规风险，保障各类采购项目规范、有序、闭环推进。现就采购合同签署、审批流转、归档备案、按期验收等重点工作要求提醒如下：

一、严格执行合同线上审批流程

所有采购合同签署前，原则上必须全程通过学院指定线上合同审批系统完成包括法审在内的逐级审核流程，严禁线下先行签署、后补线上流程的情形。合同经线上流程全部审批通过后，方可开展盖章签署工作。合同盖章完毕后，须第一时间对正式生效合同原件进行高清扫描，将扫描件完整回传至合同审批系统，完成线上存档归档，实现合同全流程可追溯、可查验。

二、严格遵守合同签署时限要求

采购项目成交通知书正式发出之日起30日内，须与成交供应商完成采购合同的签署（原则上使用学院统一合同模版）。

各单位需提前统筹工作，主动对接供应商，坚决杜绝超期签署合同问题，避免违约和采购失效，并注意合同执行起始时间不得早于签署时间。

三、严格落实合同平台备案规定

各单位完成政府采购合同正式签署后，须在2个工作内，对接国有资产管理处招标办公室，全面完成合同线上备案工作。不得出现漏报、错报、迟报等情况。

四、严格按照合同约定期限履约验收

项目实施部门及中标（成交）单位须在合同规定的供货期（工期）结束后5个工作日内整理采购资料进行项目初验收。项目实施部门在初验收合格后5个工作日内，向学院采购工作领导小组办公室提出终验收申请。

五、相关工作要求

1.压实主体责任。各院部、处室为本单位采购项目合同管理的责任主体，“谁实施、谁负责”，需明确采购合同洽谈、审批、签署、归档、备案、验收全流程工作的岗位职责。

2.强化时效意识。需严格把控时间节点，提前做好工作预判，合理衔接采购各环节工作，杜绝工作疏漏导致的审计风险。

3.严肃合规管理。学院相关部门将定期对采购合同签署时效、系统存档、平台备案等情况进行核查、通报，并纳入年度采购工作绩效考核。

    请各院部、处室高度重视采购合同规范化管理工作，认真组织相关工作人员学习落实本提醒要求，严格规范采购合同全流程管理。